문서보관보존 규정

규정번호 : 2-24

제 정 일 : 2007.03.21.

개 정 일 : 2018.09.19.

제 1 장  총  칙

제1조 (목적)  이 규정은 ‘공문서 처리 규정’에 의하여 처리된 문서의 편철 및 보관, 보존의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기하게 함을 목적으로 한다.

제2조 (적용법위)  본 대학교 각 부서에서의 모든 문서의 편철과 보관, 보존은 다른 특별한 규정이 있는 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조 (정의)  이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “문서 주관팀(이하 “주관팀”이라 한다)”이라 함은 문서를 수발하는 행정팀과 각 부서의 문서를 수발하는 팀을 말한다.

2. “문서 주무팀(이하 “주무팀”이라 한다)”이라 함은 문서 내용의 처리를 주관하는 팀을 말한다.

3. “분산관리”라 함은 부서 단위로 문서 주무팀에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관 보존하는 것을 말한다.

4. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

5. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존 기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

6. “이관”이라 함은 보관 중의 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관 부서에 인계하는 것을 말한다.

제4조 (보존기간)  ① 문서의 보존기간은 다음의 4종으로 한다.

1. 갑종: 영구 보존…… 마이크로 필름으로 촬영하여 원본과 함께 영구히 보존시킬 문서

2. 을종: 10년 보존…… 영구 보존할 필요는 없으나 10년이상 보존할 문서로서 개개 문건의 성질에 따라 특정기간을 정할 수 있는 문서

3. 병종: 3년 보존

4. 정종: 1년 보존

② 문서 보존기간의 종별 책정 기준에 관한 사항은 총장이 정한다.

제5조 (보존기간의 변경)  문서관리 책임자는 관계부서와 같이 매 학년도 말 전후의 규정에 의하여 보존기간이 정하여진 문서를 검토한 후 정세의 변화로 인하여 소정의 보존 기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 때에는 기획행정처장의 승인을 받아 그 기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제6조 (기산)  보존기간은 문서가 처리 완결된 후의 신학년도 3월 1일부터 기산한다.

제7조 (문서관리 단위)  완결 문서는 각 부서에서 분산 관리하게 함을 원칙으로 하며 그 부서장이 관리 책임자가 된다. 다만, 총장은 문서의 성질에 따라 일정한 장소를 정하여 집중 관리하게 할 수 있으며 이때의 관리 책임자는 기획행정처장이 된다.

제 2 장  편철 및 보관

제8조 (분류)  처리 완결된 문서는 기능별 10진 분류방법에 의하여 분류한다.

제9조 (일건철)  문서는 매 안건마다 그 발생 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 합철한다.

제10조 (보관철의 사용)  일건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(홀다)을 사용하되 200매를 기준으로 함을 원칙으로 한다.

제11조 (보관철의 설정원칙)  보관철은 문서분류 기준으로서의 보존 기간별로 설정하여야 한다.

제12조 (편철방법)  완결된 일건 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결 일자순으로 최저문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대편에 색인목록을 붙인다.

제13조 (조견표)  보관철의 조견표에는 문서의 분류번호, 기능, 명칭, 부제목, 보존기간 및 완료일자를 기재하여야 한다.

제14조 (색인목록)  색인목록에는 최종 일건 문서의 대표적 완결문건명을 기재한다. 다만, 내용을 분명히 표시할 수 없을 때에는 부제목으로 기재한다.

제15조 (장수표시)  보관철 내의 장수표시는 하부한계선 좌측에 기입한다.

제16조 (부제목의 설정요령)  일건철의 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개 보관철에 철할 수 없는 경우에는 지역별, 인명별, 기능별, 또는 월별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 분할하여 철하고 조견표에 부제목을 기입한다.

제17조 (특수문서의 보관)  유첨물로 되어 있는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서의 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.

제18조 (서류함)  완결된 문서는 서류함(화일, 캐비넷, 이에 준하는 서류함)에 보관한다.

제19조 (배열)  서류함의 보관철 배열은 문서 분류순으로 조견표의 기재사항을 일견하여 볼 수 있도록 한다.

제20조 (미결서류의 보관)  일건철로 완결되지 아니한 미결서류는 직무담당자별로 미결문서 보관철에 가철하여 지정된 서류함에 보관하여야 한다.

제 3 장  이  관

제21조 (분산관리의 이관)  각 부서의 문서 주무팀장은 완결된 문서를 보존문서목록대장에 등재 후 정리, 보관한다. 다만, 병종, 정종의 완결문서는 문서 주무담당자로 하여금 정리 보관하게 할 수 있다

제 4 장  보  존

제22조 (보존)  모든 보관철은 연도별 분류번호별 보존기관별로 보존시켜야 한다.

제23조 (보존문서목록대장)  보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 보존문서목록대장을 2부 작성하여 1부는 행정팀에, 1부는 주무팀에 비치한다.

제24조 (점검 및 소독)  관리책임자는 매 학기당 1회 이상 보존문서목록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며 보존문서의 변질 및 해충 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

제 5 장  대여 및 열람

제25조 (보관철의 대출)  보관철은 대출하지 아니함을 원칙으로 한다. 다만, 관리책임자는 그의 직무수행상 부득이한 사유가 있다고 인정할 때에는 7일 이내의 대출을 허락할 수 있다.

제26조 (문서의 열람 및 복사)  보관보존문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 관리책임자의 허락을 받아야 하며 주의사항을 지켜야 한다.

제 6 장  폐  기

제27조 (문서의 폐기결정)  문서의 폐기는 주무팀장이 처리사항을 확인하여 결정하며, 폐기처분이 확정된 문서 또는 보관철에는 주서로 폐기일자를 기입하고 폐기인을 찍은 후 폐기절차를 밟는다.

제28조 (보존기간 경과문서의 폐기)  보존기간이 끝난 문서는 보존문서목록대장에 주서로 폐기일자를 기입하고 결재후 폐기하여야 한다.

제29조 (폐기문서의 인계 및 처리)  분산관리 중인 폐기문서는 행정팀에서 소각시킴을 원칙으로 한다.

제 7 장  개  정

제30조 (개정)  이 규정은 총장의 승인을 받아 개정할 수 있다.

부      칙

(1) (시행일)  이 규정은 2007년 3월 21일부터 시행한다.

(2) (시행일)  이 규정은 2018년 9월 19일부터 개정 시행한다.