공문서 처리 규정

규정번호 : 2-23

제 정 일 : 2007.03.21.

개 정 일 : 2018.09.19.

제 1 장  총  칙

제1조 (목적)  이 규정은 공문서의 작성, 처리, 문서통계 및 시행에 관한 사항을 규정함으로써 문서처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.

제2조 (정의)  이 규정에서 “공문서”라 함은 본 대학교 대내외적으로 공무상 작성 또는 시행된 문서(그림을 포함한다)와 접수한 모든 문서를 말한다.

제3조 (적용범위)  공문서(이하 “문서”라 한다)의 작성과 처리에 관한 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 의한다. 다만, 비밀문서의 작성과 처리에 대하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 비밀보호에 관한 법령에 의하여 처리한다.

제4조 (문서의 종류)  문서는 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서 및 일반문서로 나눈다.

1. “법규문서”라 함은 법인의 정관, 학칙 및 규정에 관한 문서를 말한다.

2. “지시문서”라 함은 훈령, 지시, 예규 및 일일명령 등 각 부서 또는 교직원에 대한 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. “공고문서”라 함은 고시, 공고 등 일정한 사항을 학생이나 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. “비치문서”라 함은 비치대장 등 일정한 사항을 기록, 비치하여 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. “일반문서”라 함은 협조전, 전언통신문, 회보 등과 같이 전 각 호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제5조 (문서의 성립과 효력발생)  문서는 해당 문서에 결재가 있음으로 성립하며 상대자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 그 공고가 있은 후 1일이 경과한 날로부터 효력이 발생한다.

제 2 장  문서 작성

제 1 절  일반 사항

제6조 (용지의 규격)  ① 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

② 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

③ 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

제7조 (문서의 용어)  ① 문서는 한글로 띄어서 가로로 쓰되 표준말을 사용한다.

② 문서는 아라비아 숫자를 사용하며 금액을 표시하는 때에는 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재한다.

1. 예 : 금 16,510,000원(금 일천육백오십일만원)

③ 문서에 쓰는 일시는 숫자로 표시하며 년. 월. 일의 글자는 생략하고 점(․)을 찍어 년. 월. 일을 구분한다.

④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하며 시분의 문자는 생략하고 두점(:)을 찍어 시분을 구분한다.

1. 예 : 1996년 8월 15일 (화요일) 오후 3시 45분을 1996. 8. 15(화) 15:45

제8조 (글의 색채)  도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 청색 또는 흑색으로 한다.다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 적색을 사용할 수 있다.

제9조 (수정)  문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.

제10조 (면의 표시)  ① 문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전 면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

② 첨부서류에는 면의 표시를 따로 하여 전 면수는 생략할 수 있다.

제 2 절  문서의 구성

제11조 (문서의 작성)  ① 일반문서 중 시행문은 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란 등으로 한다.

2. 본문은 제목, 내용 및 첨부로 한다.

3. 결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다.

② 문서번호는 다음과 같이 기관기호, 문서등록번호로 구성하며 수신란은 경유, 수신 및 참조로 나누되, 수신기관이 둘 이상인 때에는 “수신처 참조”라 쓰고 발신명의 왼쪽 아래에 수신처란으로 설정하여 수신기관명을 쓴다.

1. 기관기호는 기획행정처장이 그 기관의 약칭으로 정한다.

2. 문서등록번호는 연도별 일련번호로 한다.

제12조 (항목의 구분)  문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4., …로 나누어 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라., …로 나누어 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), …로 나누어 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), …로 나누어 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4), …로 나누어 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라), …로 나누어 표시한다.

제13조 (첨부의 표시)  문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타의 물품이 첨부될 때에는 본문의 내용이 끝나는 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 제12조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.

제14조 (끝표시)  ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽에 “끝”표시를 하고, 서식의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝”표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “이하 빈칸”표시를 하여야 한다.

④ 제21조의 규정에 의한 일괄기안의 경우에는 각 안마다 제1항 내지 제3항의 규정에 의하여 “끝”표시를 하여야 한다.

제15조 (발신명의)  ① 대외문서의 발신명의는 총장으로 한다.

② 본 대학교 각 부서 상호간에 수발하는 문서의 발신명의는 각 부서장으로 한다.

제16조 (직인날인)  ① 임명장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 외부로 발신하는 문서(전신에 의한 발신문서는 제외한다)에는 직인을 사용한다.

② 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제 3 장  문서의 처리

제 1 절  접  수

제17조 (문서의 접수)  ① 문서는 행정팀에서 접수한다.

② 행정팀 이외의 부서에서 접수했거나 전신, 전화를 받아서 작성한 문서는 지체없이 인계 접수시켜야 한다.

제18조 (문서의 분류 및 처리)  ① 행정팀은 접수된 문서에 <별표 2>의 문서처리인을 두문의 오른쪽 여백에 찍고 그 접수일시 및 번호를 기재한 후 이를 주무팀으로 보낸다. 다만, <별지 제2호 서식>을 사용한 경우에는 이를 찍지 아니한다.

② 팩스로 받은 문서도 접수하여야 한다.

제 2 절  기안 및 시행

제19조 (기안)  기안은 주무 담당자가 하는 것을 원칙으로 하며 <별지 제1호 서식>에 의한 기안 용지를 사용하여야 한다. 다만, 인비, 친전, 등기, 지급, 특사, 전보 및 기타 특수한 처리를 요하는 것과 신문에 게재를 요하거나 특수용지를 사용할 필요가 있는 것은 기안 여백에 그 사유를 기재하여야 한다.

제20조 (수정기안)  수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정하는 방법으로 기안할 수 있다.

제21조 (일괄기안)  상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기입할 수 있되, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다. 또한, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 동일한 문서번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

제22조 (문서의 시행)  ① 문서는 주무부서에서 시행문<별지 제2호 서식>을 작성하여 발송한다.

② 전신, 전화에 의한 발신 문서는 시행문의 작성을 생략하고 기안문에 의하여 발신할 수 있다.

③ 외국어로 작성하는 시행문의 작성은 따로 총장이 정한다.

제23조 (보고문서의 시행)  정기보고 또는 1회 보고로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신 명의란을 설정하여 직인을 날인하여 시행할 수 있다.

제24조 (장부에 의한 처리)  경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리할 수 있다.

제25조 (협조)  ① 기안문의 내용이 다른 부서와 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 협조를 받아야 한다.

② 다른 부서의 협조를 받을 때에는 해당 부서장이 동의함을 원칙으로 한다.

③ 협조에 동의할 수 없는 경우에는 기안문의 해당 서명란에 “의견첨부”라고 쓰고, 의견을 표시한 곳에 서명하여야 한다. 또한, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하여서는 안된다.

제 3 절  결  재

제26조 (결재)  ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 결재권자는 두장 이상으로 이루어지는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 결재할 때에는 결재인으로 간인을 날인하여야 한다.

1. 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가, 등록, 기타의 민원사항에 관계되는 문서

③ 전항의 문서를 시행할 때에는 그 시행문서에 시행명의자의 직인으로 간인한다.

제27조 (전결, 대결, 후열)  ① ‘위임전결 규정’에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 기안용지의 보조기관란 중 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 하고 결재란에 서명, 날인하여야 한다.

② 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 부재중인 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있으며 기안용지의 보조기관란 중 대결을 하는 자의 서명란에 “대결”이라는 표시를 하고 결재란에 서명, 날인하여야 한다.

③ 대결을 하는 문서로서 내용이 중요한 문서는 결재란 안의 오른쪽 여백에 “후열”표시를 하고 결재권자의 후열을 받아야 한다.

제28조 (전결 등의 표시)  제27조제1항, 제2항에 의하여 전결, 대결한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 <별표 3>의 전결 또는 대결의 표시를 하여야 한다. 다만, 제23조, 제24조의 규정에 의한 문서를 시행하는 경우에는 그러하지 아니한다.

제29조 (문서의 등록)  ① 문서는 해당 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서번호를 부여하고 주무팀별로 문서등록대장에 등록하여야 한다. 다만, 비치문서는 종류별로 따로 등록할 수 있다.

② 문서등록대장은 <별지 제3호 서식>에 의하며 문서등록번호는 연도별 일련번호로 한다. 또한, 내부결재 문서인 때에는 문서등록대장의 수신처란에 “내부결재” 표시를 하여야 한다.

③ 부서에서 기안한 모든 문서와 기안문서 형식 외의 방법으로 작성하여 결재권자의 결재를 받은 문서는 문서등록대장에 등록하여야 한다.

④ 기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고문서 등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽위의 여백에 <별표 1>의 문서등록의 표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.

제 4 절  발  송

제30조 (문서의 발송)  ① 문서는 우편, 인편 또는 팩스, 전자문서의 방법으로 주무팀에서 발송하여야 한다.

② 총장의 명의로 발송하는 문서중 내용이 극히 중요한 문서는 인편, 등기우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

제31조 (문서수발사항의 기록)  ① 주무팀은 <별지 제3호 서식>의 문서등록대장을 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록, 유지하여야 한다

제32조 (문서의 열람)  각 부서 상호간에 직무수행상 필요한 문서는 열람케 한다.

제33조 (편철 및 보존)  완결한 문서의 정리, 편철 및 보존에 관하여는 별도 ‘문서보관보존 규정’에 의한다.

제 5 절  문서통제

제34조 (통제기관)  문서 또는 보조문서에 관한 통제 사무를 담당하기 위하여 기획행정처장을 문서 통제관으로 한다.

제35조 (통제의 내용)  문서 통제관이 문서를 통제할 때에는 다음 각 호의 사항을 검토하고 기안지의 통제란에 문서 통제 검열인을 찍는다.

1. 결재권자의 결재 여부

2. 타문서와의 내용상 중복 여부

3. 기안문과 시행문의 대조

4. 전결구분의 착오 여부

5. 문서처리 기한의 경과 여부

6. 첨부물의 확인

제 3 장  보  칙

제36조 (운영)  이 규정의 시행에 필요한 사항은 총장이 따로 정한다.

제37조 (개정)  이 규정은 총장의 승인을 받아 개정할 수 있다.

부      칙

(1) (시행일)  이 규정은 2007년 3월 21일부터 시행한다.

(2) (시행일)  이 규정은 2018년 9월 19일부터 개정 시행한다.

<별지 제1호 서식>

기     관     명

우　　　　주소　　　　　　　　          　/전화(　　　　)　　　　　　　　/전송

○○처　　처장 ○○○　　　             　 팀장 ○○○　　　　          담당자 ○○○

문서번호X○○○ 시행일자X○○○. ○. . ( ) (경유) 수 신X○○○○○ 참 조X○○○○○ 제 목X○○○○○	보존기간
	공개여부		/
	기 안 자				협 조
	심 사 자		심사일

3.8㎝

6㎝

1＊(본문)○○○○

○.(X는 2타 한글1자, ＊는 1타 숫자 1타를 띄움).

가.＊○○○○○	○.

(1)＊○○○

(2)＊○○○	○.

(가)＊○○○

○.

1)○○○

○.

나.＊○○○○○	○.

2＊(본문내용)○○○○○	○.

첨부X○○○	○부. X끝.

발   신   명   의

수 신 처 :

아래끝에서 3~5㎝

<별지 제2호 서식>

기     관     명

우　　　　주소　　　　　　　　　         /전화(　　　　)　　　　　　　　/전송

○○처　　처장 ○○○　　　　            팀장 ○○○　　　　          담당자 ○○○

문서번호 : 시행일자 : 수 신 : 참 조 : 제 목 :	선람			지시
	접수	일자 시간
				결재공람
		번호
	처 리 팀
	담 당 자
	심 사 자			심 사 일

1＊(본문)○○○○

○.(X는 2타 한글1자, ＊는 1타 숫자 1타를 띄움).

가.＊○○○○○	○.

(1)＊○○○

○.

(2)＊○○○

○.

(가)＊○○○	○.

1)○○○	○.

나.＊○○○○○	○.

2＊(본문내용)○○○○○	○.

첨부X○○○	○부.X끝.

발   신   명   의

8~12㎝

수 신 처 :

아래끝에서 3~5㎝

<별지 제3호 서식>

문 서 등 록 대 장

등록 번호	결재 일자	제 목	시 행				비고
			일자	수신처	방법	행정팀 확인

<별표 1>

문서등록의 표시(제29조 ④항 관련)

기관번호
등록번호
보존기간
결재일자

3㎝

3㎝

<별표 2>

문서처리인(제18조 ①항 관련)

선 결				결 재 ․ 공 람
접수일시		번호
처 리 팀

1.5㎝

2.5㎝

2.0㎝

0.8㎝

1.7㎝

1.5㎝

10㎝

3㎝

<별표 3>

전결, 대결의 표시(제28조 관련)

○  ○  ○  ○  전  결

(직위표시)

○  ○  ○  ○  전  결

(직위표시)

1㎝

5㎝

1㎝

5㎝